文书处理工作者具备不具备档案工作观念，情况大不一样。文书处理工作者具备档案观念，在文书处理过程中形成的文件材料，凡应该留存的就具备了转化为档案的条件，给未来档案工作打好了基础。文书处理工作者不具备档案观念，在文书处理过程中就不注意形成文件材料的情况，应该转化为档案的文件材料，就不具备档案的要求，影响将来档案工作的质量。

具体说来：

一、"凡事预则立，不预则废"。档案是由文件转化来的。文件形成在先，档案转化在后，文书处理工作者事先不为档案工作打算，一旦文件材料形成并转化为档案，在档案工作中补救就费时费事，影响档案质量。比如贴文件处理单这件简单的工作，如果文书处理工作者是个有档案工作观念的人，他就注意使文件口和下脚取齐，不会超出文件口和下脚，也决不会缩进去。这样贴文件处理单，就有利于立卷文件整齐、美观，便于查阅翻检。这就是有了事先的准备，才能做出好结果。如果文件处理单被文书处理工作者胡乱贴一番，立卷或档案室、馆整理时再来纠正，不仅损伤文件，还会造成浪费。

二、文书处理工作是档案工作的基础。基础工作做好了，档案工作就有了良好的开端，文书处理工作的环节较多，从收发、登记、运转、拟办、催办、缮印签发到立卷、归档，无一不影响档案工作的质量。因此理所当然的要注意文件在形成中有利于为档案工作打基础。比如起草、批阅文件的字迹不能超出装订线外，而有些领导同志和文书处理工作者，偏偏超越装订线外去写。也有些缮印人员，不注意留足装订线，要把正文摆在正中央，不留装订线，甚至偏向左边即装订线一边。这样做，就不利于立卷装订，要么加边折迭才能装订，要么一锥子钻下去，穿透字迹，影响查用。这些事情看起来和做起来，虽然很简单，但要做好与有无档案工作观念有很大关系。这就要注意从基础抓起，从文书工作抓起。

三、档案在长远的年代里起凭证、参考作用，各环节工作应该立足于百年大计。档案能否在长远的年代里起作用，这与档案寿命有关。好的保管条件固然是重要的，但档案形成前在文书处理阶段选用什么书写材料及书写方法有重要关系。比如文件印刷应该清晰整洁，美观，引人爱看，用词用语准确恰当，既能对当时的工作起到指导作用，又能在日后查阅利用档案时一目了然。但有些文件印刷模糊，书写字迹了草，当时就不好辨认，如用普通圆珠笔或鉛笔、红墨水书写文件，日后转化成档案，什么都看不清，能起什么作用。文件标题应该醒目、准确，可是有些文件偏不写标题，不仅当时处理不便，日后怎样利用呢？有个单位在任免干部文件中通知了退职的人，但文件标题只标出了任免，没有标出退职，结果查找不出，耽误了落实干部政策。文件要有标题，但不要冗长，也不要太简，更不要含糊。所有这些，都要从百年大计考虑，使档案能在日后工作中发挥它应有的作用。

文书处理工作者要具备档案观念，就要了解档案工作的性质和任务，认识档案的作用。要学习有关档案工作基本知识，把它作为文书处理工作者的一个必要条件，作为业务素质的一个组成部分去要求，这样就有了做好档案工作的良好条件。